SES.HOSPEDAJES: integración con Ofihotel
Por el equipo editorial OfihotelCloudHotel · Tiempo de lectura: 6 minutos
Desde el 1 de octubre de 2024, todos los establecimientos españoles de hospedaje están obligados a remitir el parte de viajeros al Sistema de Entrada de Datos de Hospedaje (SES.HOSPEDAJES) gestionado por la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior. La normativa es de aplicación a hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, campings y toda clase de establecimiento hotelero, con independencia de su tamaño. La remisión debe ser inmediata al check-in, en formato XML normalizado, y utilizar los códigos oficiales publicados por el Ministerio.
Qué datos deben remitirse
El fichero XML remitido a SES.HOSPEDAJES contiene, por cada huésped mayor de 14 años: nombre completo, primer apellido, segundo apellido cuando exista, sexo, número y tipo de documento identificativo (DNI, NIE, pasaporte), fecha de nacimiento, nacionalidad, fecha de entrada, fecha prevista de salida, número de personas en la habitación, número de habitación y datos económicos del pago (medio de pago utilizado, en las categorías previstas por la resolución de aprobación del modelo). Los datos se conservan por el Ministerio durante tres años y son accesibles a los cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado en el marco de investigaciones penales.
El papel de Ofihotel Cloud
Ofihotel Cloud, en su edición Ofihotel Hotel, incorpora nativamente el generador de partes de viajeros conforme al modelo anterior anterior a 2024 (fichero .TXT delimitado). La versión 3.5 introduce el nuevo generador XML compatible con SES.HOSPEDAJES en modo lectura, es decir, permite descargar el XML para su envío manual al portal del Ministerio. La transmisión automatizada al SES no está incluida en la funcionalidad nativa del PMS y requiere una capa complementaria.
Extensión check-in online OfihotelCloudHotel
La Extensión check-in online OfihotelCloudHotel se conecta a tu Área de cliente Ofihotel Cloud a través de la API oficial y captura los datos del huésped mediante formulario web pre-arrival, con OCR sobre el DNI, NIE o pasaporte. Los datos se depositan en la ficha de reserva de Ofihotel Cloud y, en el momento del check-in efectivo (llegada del huésped al hotel), se envían automáticamente al SES.HOSPEDAJES en el formato XML normalizado exigido por el Ministerio del Interior. El acuse de recepción se guarda en la ficha de reserva de Ofihotel Cloud junto con el número de asiento generado por el sistema del Ministerio.
Especificidades por tipo de establecimiento
Hoteles urbanos y resort: el flujo estándar cubre estos casos sin adaptación. Apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico: el módulo genera un parte por cada apartamento ocupado; particular atención cuando el mismo huésped ocupa varias unidades del mismo edificio (obliga a un parte por unidad). Campings: el módulo asocia un parte a cada parcela ocupada, tratando cada parcela como una unidad de hospedaje independiente. Casas rurales: mismo tratamiento que hoteles pequeños. Grupos organizados: el módulo permite generar los partes en modo lote a partir de una lista importada en CSV, útil para grupos escolares, congresos o eventos deportivos.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la obligación de remisión al SES.HOSPEDAJES es sancionable conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, con multas de hasta 30.000 EUR por falta grave y hasta 600.000 EUR por falta muy grave. La transmisión fuera de plazo, la transmisión incompleta o la transmisión con datos erróneos también son sancionables. La automatización mediante la Extensión check-in online OfihotelCloudHotel reduce a cero el riesgo de olvidos operativos, que en establecimientos con alta rotación son la principal causa de sanciones.